Radar da Estética

🌐 Tradução automática por IA do original em inglês (AmSpa — American Med Spa Association). Pode conter imprecisões; em caso de dúvida, consulte o original.

No momento em que um paciente se senta na sua cadeira de tratamento, ele já teve contato com sua clínica várias vezes. Em uma pesquisa da Phorest com 508 pacientes de estética nos EUA, 91% haviam enviado um formulário de consulta a uma clínica. Depois vem a consulta, o formulário de anamnese e o termo de consentimento. Posteriormente: cuidados pós-tratamento, uma solicitação de avaliação e, idealmente, uma segunda visita.

Em muitos med spas, cada etapa funciona em um sistema diferente: um para agendamento, um para prontuário, um para marketing, um para avaliações e uma planilha para cobrir as lacunas. Seus pacientes não veem cinco sistemas. Eles veem uma clínica. A pesquisa da AmSpa mostra que 73% dos pacientes de med spa são pacientes recorrentes, e mantê-los depende do acompanhamento, que é frequentemente o que cai entre os sistemas.

Aqui está o que o software conectado deve gerenciar em cada etapa, desde a primeira consulta até a quarta visita.

Dentro de uma hora, senão instantaneamente. Na mesma pesquisa, 57% dos pacientes nos EUA esperam uma resposta tão rápida. Para 69% deles, uma espera de 24 horas ou mais contaria contra a clínica. Isso é difícil de gerenciar manualmente, porque os pacientes fazem consultas quando convém a eles, não quando sua recepção está aberta. Dos pacientes nos EUA que haviam enviado um formulário de consulta, 90% queriam informações sobre um tratamento e 56% precisavam de ajuda para agendar.

Você não precisa de um chatbot para responder tão rápido. Dos pacientes nos EUA que receberam uma resposta instantânea, 85% a receberam por email automatizado ou SMS. E 96% disseram que todas as suas dúvidas foram respondidas. Na Phorest, as consultas do seu site e de anúncios do Meta chegam em um único lugar. Cada uma recebe uma resposta automatizada instantânea por email ou SMS, e os pacientes que apenas querem uma consulta podem agendar online a qualquer hora.

Em um dia ocupado, lembretes enviados manualmente chegam atrasados ou não chegam, e formulários preenchidos na recepção podem atrasar as consultas. Automatize ambos e sincronize-os da maneira que os pacientes preferem. Dos pacientes dos EUA que pesquisamos, 84% disseram que confirmações de consulta eram importantes, e 88% disseram o mesmo sobre lembretes. Mas eles não querem muitos: apenas 16% escolheram mais de um lembrete, e 61% queriam um 24 horas antes da consulta.

O cronograma também é importante para formulários: 72% dos pacientes nos EUA querem recebê-los quando agendam ou 24 horas antes, e 75% sempre ou frequentemente completam formulários enviados com antecedência. A Phorest envia lembretes automaticamente, de um a sete dias de antecedência, e pode enviar um segundo lembrete por um canal diferente. Os formulários são enviados assim que um paciente agenda, com um lembrete 24 horas antes da consulta se ainda estiverem incompletos.

Deve ficar no mesmo prontuário do paciente das consultas e pagamentos. Em muitos med spas, não fica: o consentimento é assinado em papel, notas vão para um EMR separado, fotos antes e depois ficam no telefone de um provedor, e alguém tem que procurar o diretor médico para obter a aprovação.

Quando pacientes nos EUA não completam formulários com antecedência, as razões mais comuns são que os formulários levam muito tempo (50%) e que têm dúvidas para seu profissional (47%). Isso evidencia a necessidade de formulários de anamnese mais curtos. Perguntas médicas podem passar para o gráfico de tratamento, onde o provedor as revisa com o paciente.

A Phorest inclui todos os cinco, com armazenamento em conformidade com HIPAA e uma trilha de auditoria completa. Quando um paciente de neuromodulador retorna em 12 semanas, o provedor pode abrir o último mapa facial e fotos antes de começar.

Porque a pessoa que recebe o pagamento precisa ver o que o provedor recomendou, quais pacotes o paciente pré-pagou e quanto de crédito de associação resta. Quando pagamentos, associações e varejo são rastreados separadamente do gráfico, alguém tem que procurar cada um individualmente.

O varejo é um bom exemplo. Dos pacientes nos EUA que pesquisamos, 95% compraram um produto recomendado por um membro da equipe. A maioria comprou na clínica, seja pessoalmente (52%) ou no seu site (21%). Mas 22% o comprou em um supermercado.

Na Phorest, crédito de associação, pacotes pré-pagos e varejo passam pelo mesmo checkout. Se um paciente não comprar no dia, sua equipe pode enviar uma cotação de produto e salvá-la no prontuário. Eles podem fazer pedidos depois em uma loja online vinculada ao seu site, com entrega ou retirada.

Envie instruções de cuidado automaticamente, para que os pacientes tenham orientações escritas para consultar em casa sem depender de alguém lembrar de enviar. Em nossa pesquisa, 92% dos pacientes nos EUA haviam recebido instruções de cuidado pré ou pós-tratamento.

Solicitações de avaliação precisam de uma abordagem separada. Oitenta por cento disseram que poder deixar uma avaliação era importante. Entre aqueles questionados sobre frequência, 40% esperava uma solicitação após cada visita. Outros preferiram menos solicitações.

A Phorest envia instruções de cuidado pré e pós-tratamento automaticamente e permite que você defina solicitações de avaliação para cada visita, apenas na primeira consulta ou no máximo uma vez por mês. Mantenha o convite opcional. Entre pacientes que consideravam deixar uma avaliação sem importância, a razão mais comum era querer manter seu tratamento privado.

Concorde com a próxima consulta antes do paciente sair, baseado no intervalo de tratamento recomendado pelo provedor. Para um paciente de neuromodulador, isso pode significar retornar em 12–16 semanas.

Em nossa pesquisa, 53% dos pacientes nos EUA disseram que agendaram sua próxima consulta antes de sair da clínica. Email foi a maneira mais popular de remarcar, escolhida por 40%.

O checkout da Phorest ajuda a equipe a tornar o reagendamento parte da visita. Para pacientes que não agendarem então, emails de acompanhamento podem fornecer uma maneira de agendar quando estiverem prontos. Campanhas também podem trazer pacientes de volta. Entre os entrevistados nos EUA que receberam uma campanha de marketing, 63% disseram que agendaram um tratamento depois. A Phorest rastreia a receita que as campanhas geram, para que os donos possam ver quais mensagens levam a compras.

Na quarta visita, sua equipe tem um registro de tratamentos anteriores, resultados e preferências para informar a próxima consulta.

Quais campanhas trazem consultas, quão completamente o tempo de cada provedor está reservado, e se os pacientes retornam. Responder essas perguntas não deve exigir combinar cinco relatórios em uma planilha.

Os painéis da Phorest mostram medidas de negócios principais ao lado do desempenho da equipe e rastreamento de comissão. Relatórios multi-localização permitem que donos comparem resultados por provedor, serviço e localização, e depois decidam onde investigar ou fazer mudanças.

Para a equipe se preparando para um paciente recorrente, resumos de IA reúnem o histórico do paciente e anotações de tratamento. Os provedores ainda devem verificar o prontuário subjacente.

Conforme os fundadores da EVRI Aesthetics, Tiffani Mitchell e Angela Edgar, colocaram: "O que mais aprecio é que não é apenas um sistema de agendamento." Seu recurso favorito é relatório, cobrindo financeiras, desempenho da equipe e tendências de pacientes.

Desde a primeira consulta até a quarta visita, sua equipe deve ser capaz de acompanhar o cuidado, as consultas e os pagamentos do paciente em um sistema. Cerca de 1.200 med spas em todo o mundo usam a Phorest para gerenciar suas práticas. Se você gostaria de ver como isso poderia funcionar na sua, agende uma demonstração e peça-nos para explicar uma visita típica de paciente.